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2017年秘书四级考试重点资料:会议值班

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会议值班

  (一)会议值班工作的内容和意义

  1、会议值班工作的内容

  (1)值班电话记录。

  (2)值班接待记录。

  (3)值班日记。

  (4)做好信息传递。

  2、会议值班的意义

  会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,保证了会议的顺利进行。

  (二)安排会议值班的工作程序

  1、制定值班工作制度

  (1)信息处理制度。

  (2)岗位责任制度。

  (3)交接班制度。

  2、明确值班工作任务

  (1)在会议中协助搜集有关情况、文件和资料,传递各种信息。

  (2)要加强与会议无关人员出入会场的控制。

  (3)手边要有公司和各部门领导的联络方式,以便出了问题及时与之联络、请示。

  (4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

  (5)要坚守岗位,保证会议信息的畅通无阻。

  (6)必要时,要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

  (7)做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。

  (8)必要时,应建立主管领导带班制度。

  3、编制会议值班表

  会议值班表应包括以下内容:

  (1) 会议值班时间期限和具体值班时间。

  (2) 会议值班人员姓名。

  (3) 会议值班的地点,并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

  (4) 会议值班负责人姓名或带班人姓名。

  (5) 用简明的文字表明值班的工作内容。

  (6) 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

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