2、明确值班工作任务
(1)在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
(2)要加强与会议无关人员出入会场的控制。
(3)手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。
(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
(7)做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
(8)必要时，应建立主管领导带班制度。
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
(1) 会议值班时间期限和具体值班时间。
(2) 会议值班人员姓名。
(3) 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
(4) 会议值班负责人姓名或带班人姓名。
(5) 用简明的文字表明值班的工作内容。
(6) 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。
检查会议常用视听设备是否正常
(一)会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大
(二)检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
安排会议礼仪服务
(一)会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
(1)会议文书礼仪。
(2)迎送礼仪。
(3)参会礼仪。
(4)服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
(二)安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员
(1)从组织内部员工中选择。
(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。
(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。
(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
(1)礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
(2)迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
(1)接待礼仪及程序。
(2)引领。
(3)乘车的座次安排。