本文“四级秘书2017考点：接收、管理办公用品”由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对考生有所帮助。
(一)库存知识
1.库存控制的作用
在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：
(1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。
(2)保证空间不被用来存储不必要的货物。
(3)能监督个人和部门对物品的使用。
(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。
(5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。
(6)可利用准确的库存进行估价。
2.库存定义
库存定义涉及3个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。
(1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。
(2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。
(3)再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。
3.库存控制卡
库存控制卡上的内容主要有：
(1)项目;
(2)单位;
(3)库存参考号;
(4)最大库存量：
(5)再订货量;
(6)最小库存量;
(7)日期;
(8)接收;
(9)发放;
(10)余额。
(二)订购、接收、管理办公用品的工作程序
1.选择供应商
选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：
(1)价格和费用：
(2)质量和交货;
(3)服务和位置;
(4)安全和可靠性。
2.选择订购方式
办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：
(1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;
(2)电话订购;
(3)传真订购;
(4)网上订购。
3.办理进货手续
办理进货的程序主要包括：
(1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。
(2)要将购货订单与实物认真核对。
(3)在办公用品库存卡的接收项中，应填写所接收的每一类货物的详情。
(4)更新库存卡中的库存余额
(5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。
4.保管
库存保管中应采取的措施主要有：
(1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。
(2)各类物品要清楚地贴上标签。
(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去。
(4)体积大、分量重的物品放在最下面。
(5)小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面。
(6)储藏问要有良好的通风，要保持干燥。
(7)储藏办公用品的房间应有良好的照明。