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2016年秘书资格(三级)收发文处理笔记
一、文书的审核
1、概念：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。
2、审核要求：发现问题逐一纠正;一般性问题直接修改;较大的改动，具体协商
3、审核的工作程序：(1)明确审核范围 (2)确定是否需要行文 (3)审核文书内容 (4)检查文字表达 (5)检查文件体式 (6)检查文书在处理程序上是否妥善完备
二、文书的拟办
1、概念：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。
2、文书拟办的要求： (1)熟悉政策和规定 (2)熟悉职责范围和业务情况 (3)熟悉办文程序和规定 (4)拟办意见要符合规定和实际 (5)拟办意见力求准确、及时、简洁
3、拟办的工作程序： (1)明确拟办范围 (2)阅读文书内容(3)提出拟办意见
三、文书的承办
1、概念：是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。
2、意义：是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。
3、承办要求： (1)认真领会拟办、批办意见 (2)文书的承办要区分轻重缓急 (3)来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 (4)已承办和处理完毕的文书，及明清理和说明 5、办理完毕和待办理文书分别保存
4、承办工作程序：
(1)了解文书内容
(2)研究批办意见
(3)进行具体办理
四、文书的催办
1、概念：是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。
2、催办的要求： 催办过程中发现问题及时汇报
3、要填写催办记录单
4、催办的工作程序：
(1)确定催办范围 (2)确定催办的方法(电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报) (3)进行催办
第三节 文档管理
一、档案利用
1、概念：是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。
2、档案利用的要求：依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。
3、档案利用的工作程序： (1)熟悉库藏 (2)分析利用的需求 (3)选择档案利用方式 (4)获取档案 (5)提供档案
二、档案参考材料的编写
1、概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。
2、档案参考材料的编写要求：真实，准确，典型，实用，保密
3、档案参考材料的编写工作程序：确定编写档案参考材料的种类(大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志) 2、收集档案材料 3、进行编写
三、电子档案的管理
1、概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
2、特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。
3、分类：按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型
4、管理要求：真实性，完整性，可读性
5、工作程序： (1)电子档案的收集积累 (2)电子档案的归档(3)电子档案的保管 (4)电子档案的昨用