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2017年秘书资格证二级考点:档案的检索规则

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  一、编制索引的基本规则

  公司的事务不同,产生和收到的文件也是不同的,内容千差万别,但对这些内容迥异的文件编制索引,最重要的规则是一致性一对文件一视同仁,用同样的态度和方法对待每一份资料。

  二、编制索引的常用方法

  我们可以按个人的名称编制索引,也可以按企业的名称编制索引,还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法,都要注意一条相同的原则:确定一个最重要的分类标准,并把它作为一个根本划分依据。

  (一)按个人姓名编制索引

  人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引,可以查到记载某一人物的材料。

  在姓名中,姓是最重要的部分,名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号,对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔,在编制索引时,要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档,除非是证明身份或区别性别,或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。

  (二)按企事业单位名称编制索引

  我们在编制企事业单位名称索引时,除了要遵守上述这些规则,还要注意:

  1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时,例如,Northw。sternLife Insurance Company,在归档时每个方位词都要分开,即 North作为第一部分,Western作为第二部分。

  2.用于广播电台、电视台的名称,单个字母也要分开,处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号,这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出,这些代号就要全部保留,并且要按字母顺序归档。

  3.外国商行的名称及包括在名称中的标题,一般就按它们的正常写法归档,除非其中

  有些成分是可识别的,如姓或全称,在这种情况中,可以与英文名称相似的部分处理。


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