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电子档案有许多不同于传统纸质档案的特性，决定了其在保管与维护方面的特殊性。由于这种特殊性，载体损害、设备故障、操作失误、病毒入侵、黑客攻击、网上篡改、技术淘汰等都可能对电子档案的完整和安全造成威胁。电子档案的保管工作主要包括载体的物理保护和信息的安全维护两个方面。
(1)载体的物理保护
1)存放方式。电子档案的各种磁带，软、硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。电子档案在整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，不允许使用其他物品捆绑、固定载体，防止划伤载体。
2)库房温湿度控制。电子档案各种磁性载体库房的温度应为15～27℃，相对湿度为O%～40%。光盘档案保管的环境温度应为14，-24℃，相对湿度为45%～60%。
3)预防有害因素的影响。电子档案应放在一定的器具内，以确保防尘、防光(防止强光照射，特别是紫外线的直接照射)、防火、防磁、防震、防有害气体。在电子档案保存和使用过程中，严禁随意擦拭或清洗盘片，如有必要可用于净药棉蘸高纯度酒精擦洗裸露部分。在拿取光盘过程中，不可用手直接触摸光盘信息部位和读写窗口。
4)检查保存状况。每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应采取恢复措施。
(2)对电子档案信息的安全维护。维护电子档案的信息安全，也就是维护电子档案的原始性。维护其原始性的技术措施主要有：
1)采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是保障电子文件安全最根本的措施之一。它是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防“原件”因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工作，以防止文件信息的丢失。(环球网校秘书资格频道为您提供电子文件考点)
2)加密技术。加密技术旨在防止文件信息的泄密。由于加密方法对非授权者是保密的，因此可防止非法用户截获并破解文件内容。加密的过程是：将对明文可读文件进行编码并转换成不可读形式的密码，利用时再通过解密运算将密文还原为明文。目前多使用“公开/私有密钥”法加密，也叫“双密钥码”加密法。采用密钥法进行传输的方
法是：公开密钥法是指任一发文者都使用相互关联的_.对密钥(加密、解密的运算方法)，一个公开给所有人，另一个为发文者秘密拥有。用秘密钥匙加密的文件只有公开密钥才能解开，且公共密钥与秘密密钥是不对称的，即不可能用公共密钥推导出秘密密钥。发文者发文时，用秘密密钥对文件做加密运算，形成密文;收文者则用发文者的公开密钥对密文做解密运算，恢复明文。一旦明文得以恢复，至少说明两点：该文件是发文者发出的;该文件未有任何改动。否则，只能产生乱码，不可能恢复明文。这样第三者很难从截获的密文中解出原文来。这对于传输中的电子文件有很好的保护效果。
3)电子签名。电子签名并非是书面签名的数字图像化。它其实是一种电子代码，利用它，收件人便能在网上轻松验证发件人的身份和签名。电子签名还能验证出文件的原文在传输过程中有无变动。电子签名是公开密钥加密技术的另一类应用。它的主要方式是：报文的发送方从报文文本中生成一个散列值(或报文摘要)，发送方用自己的私钥对这个散列值进行加密来形成发送方的电子签名。然后，这个电子签名将作为报文的附件和报文一起发送给报文的接收方。报文的接收方首先从接收到的原始报文中计算出散列值(或报文摘要)，接着再用发送方的公钥来对报文附加的电子签名进行解密。如果两个散列值相同，那么接收方就能确认该电子签名是发送方的。通过电子签名能够实现对原始报文完整性的鉴别和不可抵赖性。
电子签名的一个重要的特点是能证实信息发送人的身份以及电子文件的可靠性和完整性，它对于发送人和被发送的信息都是独一无二的，具有可验证性和不可否认的权威性特点;另一个重要的特点是它在计算机之间交换数字证书有助于确定当事者就是他们所宣称的人。由于具备了这些特点，才有助于电子签名的认定。如我国广东省电子商务认证中心开发的文档电子签名系统，如果安装使用该系统，电子签名使用十分简便。每个人的电子签名都可以在文档中的任意地方随意放置，完全由签名人控制，就像在纸质文件上书面签名、批注一样方便。