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2018年秘书二级考试经典案例题(二)

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  2018年秘书二级考试经典案例题(二)

  【案例一】不速之客

  今天是星期一,上午来公司的客人特别多,一波接着一波,前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间,资格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排:今天中午秘书小王值班,其他同事去食堂吃饭休息。小王把饭打回,想着赶紧吃完饭,上午人那么多,真是累死了,自己也得休息一下。正在她低头吃饭的时候,听见轻轻敲桌子的声音。小王抬头一看,一个五十岁左右的中年人,穿着一件普通的夹克衫,夹着一个黑色的公文包,正在敲前台的桌子。小王就有点不高兴,心想,这人真没礼貌,没看见我在吃饭吗?敲什么敲!所以屁股也没抬,面无表情地问:“请问你有什么事?”来人说:“对不起,耽误你吃饭了。。请问张总经理在吗?我想见他。”小王说:“现在中午休息时间,你有预约吗?”来人回答说:“之前没来得及。”小王心想看他的样子,说不定是来推销东西的。就说:“我们总经理不在,请你下次预约再来吧。”那人说:“你打电话问问,说不定他现在回来了。”小王面露不耐,说:“不在就是不在,请回吧。”来人说:“怎么这样呢?那我可就回去了。”这位客人走后,中午再没客人来,小王吃完饭后,美美的小睡了一会儿。下午1:OO正式上班后,前台秘书们又开始忙碌起来。大约下午1:30左右,总经理秘书张丽打电话到前台,询问中午是否来了一位深圳的客人,他是总经理非常重要的客人,现在人在哪里?李姐叫小王接电话,因为中午是她值班。小王告诉张丽说:“中午是来过一个客人,是不是深圳来的她忘记问了,因办公室没提前打招呼,她也不知道来人是总经理的重要客人,觉得那个客人像是推销东西的.,又没预约,所以就让他回去了。”张丽说:“那可麻烦了,今天下午深圳亨达公司的总经理秘书打电话过来询问他们老总到了没有,说他们老总是到这边开会,顺便过来找我们老总再谈谈深圳那边合作项目的事情,所以他们老总没让提前打招呼,说自己过来就行了。现在人走了,这怎么向总经理交代?”小王一听也傻了眼。。过了几天,小王被停职去参加培训,因为公司认为她要学的东西还很多。

  【思辨题】

  1.小王秘书在前台值班时犯了怎样的错误?

  2.小王应该怎样接待这个中午休息时间过来也没预约的客人?

  3.被小王冷淡的客人会怎么看待小王所在的公司?会影响两家公司之间的合作吗?

  【分析与评述】

  小王作为前台秘书在接待客人时,行为很不规范,表现得不够专业,很不敬业。众所周知,秘书的工作内容繁杂,工作很辛苦。但是,无论多辛苦,应该明白:作为前台的值班秘书,你就是公司形象的代言人。许多客人对公司的第一印象,就是来自于这些前台值班秘书的态度,他们往往会把你的态度当作公司对他们的态度,他们也会把你的态度当作公司领导对他们的态度。所以,前台秘书必须严格遵守公司的规定,举手投足都应该表现出一秘书的专业素养,对每个客人都要给予真诚的欢迎和热情的服务,要对每个客人一视同仁。秘书要真正记住客人就是上帝,客人就是公司的衣食父母。你今天用什么态度接待客人,客人明天就会用什么态度对待你所在的公司!

  【案例二】先来后到

  今天上午,研发部办公室秘书刘依然正忙着打印一份重要的研发报告,是下午李经理要向总经理汇报的。她想集中精力赶紧把报告打完,谁知道,一会儿一个电话,叫她通知这通知那;一会儿来一个人,让她解决这事那事。刘秘书恨不得变成哪吒,生出三头六臂,把这些杂无头绪的事情都搞定。正在刘秘书懊恼之际,听见有人敲门,心想又是谁呀?嘴里忙说:“请进。”推门而进的是一个四十几岁的中年男人。刘秘书问他:“您好!请问有什么需要帮忙的?”来人说:“我是泰达公司的洪金龙,想见你们李经理,今天早上我跟他约好十点钟见面。”刘秘书看了一眼墙上的挂钟,还有10分钟到10:00,就说:“那您先坐会吧。”接着,就又低头忙碌起来。紧接着,刘秘书又听见有人敲门,说声:“请进。”这次推门而进的是他们研发部的常客,也是她们李经理的老同学,市政府科技处的张处长。刘秘书马上热情地迎上去,说道:“张处长您好!您是来找我们李经理的吧,快请坐,我给您砌茶。”说着,手脚利索地砌好茶端给了张处长。张处长接过茶,说:“谢谢,今天有时间就直接过来了,想跟你们经理谈谈市里那个项目的事情,他今天上午没别的事吧?”刘秘书忙说:“李经理上午没什么事,我这就带您过去。”说完,就要带张处长去李经理的办公室。这时,站在旁边的客人生气了,大声说:“你这个秘书懂不懂先来后到的道理?难道这就是你们公司的待客之道?我是小公司的人,不配受你这大公司秘书的接待,既然我在你们公司是不受欢迎的人,那我就先告辞了。”说完,摔门而去。刘秘书一时愣住了,脸刷地一下红到耳根,张处长也尴尬地站在原地。

  【思辨题】

  1.刘秘书在本案例中的做法错在何处?

  2.如果你是张处长,身处当时的尴尬处境,你会怎么想?

  3.刘秘书应该怎样正确接待洪金龙和张处长这两位客人?

  【分析与评述】

  秘书在接待客人的时候,无论如何也不能违反先来后到这条公平的原则。更不能厚此薄彼,势利眼。应该给予每个客人一视同仁的接待和服务,牢记“来者都是客”这句古训,不能让客人感觉受到了冷淡。尤其是对待那些来自小公司或职务较低的客人更应该热情接待,不要给人家店大欺客的感觉,要想的长远一些。或许,将来小公司变成了大公司,职务较低的人当上了总经理,想起曾经在你们公司受到如此不公平待遇,还会跟你们公司打交道吗?所以秘书一时的怠慢,有可能既损害了公司的形象,也丧失了公司潜在的顾客和合作对象。同时,即使是在当时受到厚待的客人,也不一定心存感激,反而会对公司产生看法,觉得公司缺少诚信。以后打交道,也会心存忌惮。因此,本案例中刘秘书的做法很不可取。秘书应该时刻提醒自己代表的是公司的形象,要加强自己的专业素养的学习。

  【案例三】和睦相处

  小红是今年刚毕业的大学生,经过几轮的笔试面试,可说是过五关斩六将,终于以较好的成绩如愿地被二家规模颇大的合资企业录取,作了前台秘书。年轻漂亮的小红意气风发,刚参加工作就想好好表现,得到公司的认可。到单位上班后,整天笑容满面,礼貌热情,抢着接待客人,对公司的其他部门的同事也是问寒问暖,大家都夸奖她伶俐能干。可她发现前台的其他四个同事对她很冷淡。其中,赵姐的资格最老,已经来公司三年了,另三位来的时间也不短了。小红在上班过程中明显地感觉到赵姐对她的敌意很深,问她什么事都爱搭不理的,而另三位同事唯赵姐马首是瞻,对她也是冷冷淡淡。刚开始,小红没有太在意,心想我做好自己的工作就行了。后来发现这很困难。因为她们前台接待的客人很多,工作头绪又多,她虽然受过培训,但毕竟新来乍到,还有很多业务不是很熟,公司的方方面面的情况还不是很清楚,需要同事们的指点和帮助,同时,前台工作的性质本来也需要大家的配合和协助。认识到这一点,小红开始反省自己,是不是自己哪些方面做得不好,使得同事讨厌自己。她决心改变做法,让伺事喜欢自己。所以,接下来的日子,小红经常为同事们打水、打饭,、跑腿,脏活、累活抢着干,天天赵姐长赵姐短,虚心向赵姐她们学习。人力资源部经理过来问她:“工作怎么样?和同事们处得怎么样?”小红也当着赵姐她们的面回答说:“经理不用担心,赵姐她们经验丰富,经常教给我很多东西,也经常帮助我把工作做好。”经理满意地走了。慢慢地,小红发现赵姐她们对待她的态度变了,不再那么冷淡了。小红坚持不懈,终于有一天,赵姐对她说:“小红,今天跟我们一起吃饭吧。近一段时间你也辛苦了,以后我们一起好好相处,把工作做好。”小红欣慰地笑了。

  【思辨题】

  1.你怎样看待小红刚到公司的表现?

  2.如果你是小红,遇到单位有人敌视你,你会怎么做?

  3.你怎样看待赵姐她们对待小红的做法?

  【分析与评述】

  小红的问题是刚到单位,还摸不清状况,就急于表现自己的能力,急于表现自己的出类拔萃,不注意与自己部门的同事搞好关系,打成一片。这样,就使得部门其他同事很难接受她,视她为潜在的竞争对手或是异己力量,甚至联合起来一起排挤她,使她的工作陷入被动。因此,秘书在到岗后,不要马上高调地介人工作,而应该先熟悉组织内部、外部的人际环境,再决定自己应该采取怎样的姿态去加人工作。这样,才容易融入群体,站稳脚跟。再者,一旦发现同事中有敌视你的人,不能不在意,一定要及时洞察她敌视你的原因,了解后马上采取有效措施予以化解;否则,积怨会越结越深,给工作和团结带来不利影响。小红就是及时发现问题,及时反省自己,主动修复关系,最终和敌视她的赵姐她们和睦相处,打成一片。

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