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2018年秘书考试经典案例分析题(4)
【案例一】林秘书的问题在哪里
林琳是公司的前台秘书，她长得很漂亮，站在前台接待客人的时候，犹如公司一道靓丽的风景线。第一次见到林秘书的人都会被她的亲切和热情所吸引。但是，令人事科长感到奇怪的是，年底总评时，林秘书却是前台秘书中遭投诉最多的秘书，在同事中的评价也不高。这到底是怎么回事呢?，人事科长经过调查，发现林秘书在工作上的确存在很多问题。她在前台值班时，只给予她首先接待的客人热情周到的服务，对于同事首先接待的客人不管不问。当同事要接电话忙不过来的时候，也不主动帮忙，时间长了，同事对她很有看法。林秘书不值班的时候，在走廊或其他地方见到客人从不打招呼，客人有事询问她，她也让客人到前台去找值班秘书询问。有一次，林秘书刚下班，着急回休息室换衣服回家，在走廊里碰到一位客人，这是一位年纪较大的老太太，她办完事后想回去，但是刚走了一会儿，就分不清东西南北了。看到林秘书走过来很高兴，就对她说：“姑娘，麻烦你给我带带路，我年纪大了，记性差了，刚刚还记得出去的路，这一会儿就转向了。”林秘书却说：“对不起，我下班了，我还有急事要办，您去前台吧，她们会帮助您。”说完就自顾自地走了。后来这老太太在公司里绕了半天才走出去，回到家就把这件事情告诉了她儿子，原来她儿子是公司的销售科科长。有一天，科长们在一起开会，他就把这事告诉了人事科科长。后来，人事科科长把林秘书叫过来批评了一顿，让她好好反省一下自己到底有什么问题。
【思辨题】
1.秘书们在前台值班时应该怎样互相配合?
2.请你分析一下林秘书的问题到底在哪里，应该怎样改正?
【分析与评述】作为职业秘书，要认识到接待客人绝不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人，但有些秘书在公司里碰到客人，只要不是自己接待的客人，都视而不见。这实际上是秘书缺乏修养的表现，是公司管理不严的表现。秘书遇到不是自己接待的客人，不一定要专门停下来打招呼，但是，给个微笑、点个头、问声好这样的礼貌还是应该有的，这反映了秘书良好的职业修养。再者，秘书要认识到同事之间的良好合作关系是提高工作效率的重要保证，应该在工作和生活方面互相帮助、互相体谅。
【案例二】不知该说什么好
小王所在的公司最近要参加市里的招标，总经理很重视，连续几天召开了相关部门的会议，讨论研究竟标的事情。经过严格的论证，竞标书的内容终于确定下来。总经理让秘书小王打印出来交给他，准备派专人去市招标办公室送标书。小王接受任务后，立即着手录入，刚打了一小段，电话就响起来了，原来是维修部的小张打来电话，告诉她，会议室的投影仪修好了，让她过去查验一下。王秘书说声：“好。我马上去。”小王放下电话后，心想没有几分钟就回来了，所以电脑也没有关，标书草稿也没有收起来，就去会议室了。小张正在会议室等她，他们一起演示了一下投影仪，没有发现什么问题，一切正常。之后，小王谢过小张后就回办公室了。推门进去后，小王发现就这么一会儿功夫，她的办公室里就坐了两个人，都是她的好朋友，一个是企划部的小苏，一个是后勤部的小唐。她们俩一个在看电脑，一个在翻标书草稿，看见她进来就说：“你去哪里了，等你半天了。”王秘书快步走回自己的位子，抢回小苏手里的标书说：“别看，别看了。”小苏说：“真小气，看看怕啥，咱们公司要是能竞标成功不是件大好事吗?哎，小王，你说咱们公司竞标成功的几率有多大啊?”王秘书说：“快别说了，你们俩记住千万别出去乱说，这可是咱们公司的商业机密。”小唐说：“得了，你对我们还保密?再说了，秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看?”小王一听傻了眼，不知该说什么好了。
【思辨题】
1.王秘书犯了什么错误
2.秘书应该怎样注意保守秘密?
3.从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员工加强什么方面的教育?
【分析与评述】
一个组织有很多属于秘密、机密、绝密等不同秘密级别的文件和信息，这些文件和信息一旦泄漏出去会给组织造成不可估量的损失。秘书因为工作的性质，经常会接触到这些文件和信息，因而必须自觉地树立保密观念，严守秘密。本案例中的王秘书，保密意识薄弱，把属于公司机密的标书草案和录入的电子文本随便置于其他人很容易看到的地方。倘若看到的人不能保守秘密，一旦泄漏，被竞争对手知悉，后果就很严重了。因此，秘书在打印这些秘密文件的时候，如果临时有其他事情需要马上去办，一定要把文件收好，把已在电脑上录入的电子文件关闭，如果要离开办公室还要把电脑关机，秘书的电脑还应该设立只有自己知道的密码，同时，电脑不能让外人使用，以保证电脑里的秘密文件和信息不被其他人看到。
【案例三】被“炒鱿鱼”的林秘书
林小平被调到公司的人力资源部谢经理那里当秘书。如今的林秘书可风光了，公司.里的人事变动，她早早就知道了，所以大到其他部门的经理、主任，小到普通的职员，见到她，无不想结交结交，以便得到一些内幕消息，所以今天这个请吃饭，明天那个送她点小礼物。林秘书一开始还知道要遵守职业纪律，坚决推托。可是时间一长，听的巴结讨好之词多了，自己也飘飘然起来，职业纪律早就忘在脑后，不光宴请照吃，礼物也照单全收了。当然，天下没有免费的午餐，她也把她知道的内情告诉对方，当然还不忘叮嘱对方自己知道就行了，千万不要泄漏出去。时间久了，人家背后都称她为人力资源部的“林二经理”。世上没有不透风的墙，终于有一天出事了。原来公司开发部的李经理因为业绩突出，要被公司派到国外学习一年，回来后就将升为副总经理，那开发部经理的职位就空缺了。本来最有希望升为经理的是研发部的副经理谢辉，他的个人能力很强。但是人力资源部进行了一次民意调查，调查的结果是认为谢辉太强势，与下属的关系不是很融洽，而研发部最需要的是团队合作，因此经理的人选必须是具有很强凝聚力的人。所以最后否定了他，决定从别的部门调一个人过来担任经理。谢辉从林秘书那里打听到这件事后，非常不满，跑到总经理那里大闹情绪。总经理非常生气，要求人力资源部经理彻查到底是谁走漏风声，最后终于查到了林秘书。可想而知，林秘书最终的结局是被公司“炒了鱿鱼”。人力资源部的经理因为管理下属不严，也受到了严厉的批评。
【思辨题】
1.林秘书为什么被公司开除了?
2.为什么说人事问题永远是一个组织的秘中之秘?
3.作为秘书怎样避免像林秘书那样自误?
【分析与评述】
秘书，顾名思义，就要严守秘密。在公司的所有机密里，人事问题永远是秘密中的秘密。人事变动的结果在未正式宣布前一旦泄漏出去，会给领导的工作造成极大的被动，打击一些相关人员的积极性，破坏组织工作的正常秩序。从这个角度来看，林秘书借自己的工作之便，违反职业纪律，不断泄漏公司的人事信息，给公司的工作造成了很大的被动，最终落得被开除的下场，当属自误。
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