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2016五级秘书基础知识点:接电话的方法

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  2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了,出国留学网秘书资格考试栏目为大家整理“2016五级秘书基础知识点:接电话的方法”,预祝大家取得理想成绩哦!

  1、“响铃不过三”;2、接电话的问候语;3、如果来电要找的人不在或因开会不能来接电话,秘书可有三种选择;4、记录并引用对方的名字;5、接电话的语调;6、排除干扰;7、做好电话记录。

  接电话的注意事项

  1、接听电话时应使情绪调整稳定后用愉快的声调交谈;2、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声;3、与工作无关的来电应尽快结束通话,或告知对方另约时间通电话;4、正与客人交谈时接来电,应先向客人致歉并尽快结束通话;5、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺,而应先致歉意然后通过相关手续解决问题;6、如果此时不便谈话,应直言相告,表示稍候再回电话,并说明回电话的准确时间,决不可失言;7、切忌不可看人行事,只凭对方的身份和地位而决定接或者不接,这是很不恰当的行为。

  办公环境

  一、为了维护好安全的工作环境,每一名秘书都要树立安全意识,做到:

  1、学法懂法,树立安全意识,维护公司的利益,保护自己合法的劳动权益。

  2、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度,并自觉地遵守执行。

  3、主动识别工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。

  4、发现工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。

  5、按照设备安全操作规程操作设备,识别运行中存在的隐患,在职权范围内排除。

  6、发现设备故障,应立即报告,并填写“设备故障登记表”。

  二、上岗前应了解的办公场所的安全规定包括:

  1、国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定,如《劳动法》;

  2、用人单位制定的安全规定和环保规定,如有关吸烟场地的规定;

  3、组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定,如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。

  礼貌送客

  (1)主动为客人取衣帽等物,并扫视一下桌面,看是否有东西被遗忘;

  (2)为客人开门;

  (3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别,如送到大门口,要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去;

  (4)和上司一起送客时,要比上司稍后一步;

  (5)马上整理好会客室,以便迎接下一位客人。

  接待预约来访者的工作程序

  (1)以良好的公司形象迎侯来访者,当来访者走近时,以站立姿态面带微笑主动问侯;

  (2)了解来访者约定见面的部门或人员;

  (3)如果来访者是在约定的时间到达,应立即通知被访者;

  (4)如果来访者比约定的时间来的早,请其入座,款待饮料,递送书报以排遣时间,或轻松地和他们交流,使他们感到不被冷淡,待离约定时间前5至10分钟,再执行第(3)条;

  (5)按照单位要求给来访者发放宾客卡,并提醒来访者离开前返还宾客卡;

  (6)正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往;

  (7)来访者离开时,应礼貌送客,需要时可协助来访者预定出租车。

  接待未预约来访者的工作程序

  (1)面带微笑主动问候来访者,当了解到对方未做预约时,仍以欢迎的态度礼貌友好地接待,为其服务;

  (2)询问来访者要访问的部门工工作人员姓名;

  (3)努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间;

  (4)如果来访者要求当天见面,庆设法联系有关部门或人员,看是否被访人或其他人员能接见来访者;

  (5)如果当天可以接见,按照接待预约客人的工作程序进行;

  (6)如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面,要立即向来访者说明情况,切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解,以免浪费双方时间,使自己更被动;

  (7)在无法接待来访者的情况下,应主动请来访者留言,并向其保证尽快将留言递交给被访人;

  (8)再次给来访者一个预订约会的机会,并耐心听取对方的要求;

  (9)在接待过程中,要确保来访者感到舒适,比如联系过程中,为来访者提供坐椅和饮料等。

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本文来源:https://mishu.liuxue86.com/a/2996457.html
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