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2016年秘书资格考试(五级)考点:会议室的分类

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  2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了,出国留学网秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(五级)考点:会议室的分类”,预祝大家取得理想成绩哦!

  (1)外部会议室

  外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素,选择恰当的外部会议室。

  ①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方,同时应考虑交通便利。

  ②会场的大小应与会议规模相符。一般来说,每人平均应有2~3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议场地不妨大些。

  ③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。

  ④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时,“外界干扰”。还包括室外的各种噪音,应将手机、呼机关闭或改为振动,并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

  ⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通,并有益于会议的安全和保密。

  ⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。

  ⑦场地租借的成本必须合理。

  (2)内部会议室

  大多数企业都有自己的内部会议室,它可以减少租用外部场地和设施的费用,内部会议地点多适合内部会议和活动。

  内部会议室的特点

  企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点,一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时,才考虑使用企业之外的会议场所。

  (1)方便快捷,手续简单

  利用内部会议室无需事先考察、选择,只要向有关的行政部门提出申请,预先登记即可。参会人员可以节省路上所费的时间,同时可兼顾正常的工作。

  (2)节省了场地和设备的租用费用

  选择企业外部会议室,会提高会议的成本,.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率,同时对会议所需的设备也能够更好地控制。

  (3)易分散注意力

  内部会议室易营造轻松、和谐的气氛,但易受各种干扰因素的影响。例如,在会议中间人员进进出出、找人、接听电话等,因此更需强调会场的要求和纪律。

  预定会议室的程序

  (1)确定会议召开的时间和人数,确认所需会议室的类型。

  (2)申请使用会议室。

  (3)确认会议室已预留,并明确使用时问。

  (4)预先调试会议所需设备。

  会议召开前,负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程,了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备,秘书要了解各种设备的功能,并事先将各种设备调整到最佳状态。

  (5)提前到达会场分发资料和用品,并负责签到。

  内部会议室的管理

  (1)内部会议室的布置

  ①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。

  ②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。

  ③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。

  (2)内部会议室的设备

  ①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒,便于报告者使用和操作。

  ②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。

  ③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。

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