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2017四级秘书资格考试重点:办公室事务管理

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  2017年四级秘书资格考试重点:办公室事务管理

  办公室事务管理

  1、办公环境的维护的依据:三大法律:《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》

  2、在企业办公室中安全检查,如果发现个人职权无法排除的危险,秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决

  3、安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患:①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟

  4、信息的安全及保密工作通常包括:口头信息、纸面信息和电子信息

  5、当涉及公司保密信息时,你应该做到:机智、稳重、果断、有外交手段。

  6、做好口头信息的安全:

  ①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息,包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;

  ②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前,不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。

  7、做好纸面信息的安全:

  ①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记;

  ②在传递保密文件或资料时,要放在文件夹、盒中携带,以防失密或散落丢失;

  ③用邮件发送保密信息时,信封要贴封口,并标记“秘密或保密”;

  ④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片,保存到银行保险柜里;

  ⑤不再使用的保密文档要粉碎。

  8、做好电子信息的安全:

  ①计算机显示器应放置在他人看不到的地方,如果来访者走近,应迅速滚动页面或关小亮度,或保存你的信息关闭显示器

  ②每一个使用者应该有自己的识别码,密码必须保密,经常更换;

  ③有保密信息的软盘不应该带出单位,以防止数据落到不应得到这些信息的人手上;

  9、秘书在保密工作中需要注意的几个方面:

  ①文件保密:秘书要有很强的保密意识,对保密文件、资料,应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作

  ②会议保密:是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定

  ③科技保密:秘书的工作性质决定其得与各种人接触,包括客户、同行、媒体、政府部门等,做好这方面的保密工作是非常重要的。

  10、秘书应做好组织中特定信息的保密工作:包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息

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