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2017年秘书二级考试考点：办公室布置的程序
办公室布置的程序
对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位置时的依据与参考。
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小，因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公室间，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。
根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。
依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。
档案的检索工作包括两个方面：一是对档案信息进行系统存储，即将档案中具有检索意义的特征标识出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。二是根据利用者和管理者的需要，通过已经建立的检索工具或数据库从档案群体中查找所需档案的过程。
1.存储阶段的主要内容
1)著录标引
著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来的工作。对每件档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。
2)组织检索工具
组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具或输入计算机，建立数据库的过程。
2.查找阶段的主要内容
1)确定查找内容
确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。
2)查找操作
档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。
3.档案著录
档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。
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