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2017年三级秘书知识点:会前筹备

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  一、会议筹备方案的内容:

  1、确定会议的主题和议题。

  2、确定会议的名称。

  3、确定会议的议程。

  4、确定会议的时间和地点。

  5、确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要。

  6、确定会议文件的范围,并做好印制或复制工作。

  7、确定与会代表的组成。

  8、确定会议住宿和餐饮安排。

  9、确定会议的筹备机构。

  二、会议筹备方案的作用:

  1、确保会议的周密组织。

  2、确保会议服务质量和沟通协调到位。

  3、确保领导的意图得以贯彻执行。

  三、远程会议筹备方案的优点:

  1、节省时间和金钱。

  2、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录。

  3、交流更加直接与简短。

  四、会务机构分工的要求:

  1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。

  2、分工明确,责任到人。

  3、加强协调,定期沟通。

  五、会前准备工作的基本要求:充分,周密,安全。

  六、会议座位安排的方法:

  1、较大型会场的座次安排:大小方形和半圆形。

  2、中小型会议的座次安排:方拱形,半月形,椭圆形,圆形,长方形和T字形。

  七、会务筹备情况检查的主要内容:

  1、会议准备是否充分(会期、人员、规模)

  2、能否排除各种干扰。

  3、环境条件与用品准备。

  4、文件材料的准备。

  5、会场布置情况。

  6、会议保卫工作。

  7、其它内容。

  八、会务筹备情况检查结果的形式:

  1、书面形式。

  2、口头形式。

  3、协调会形式。

  九、会议文件的类型:

  1、立项方面。

  2、筹备工作方面。

  3、会议内容方面。

  4、会议宣传报道方面。

  5、会议管理与服务方面。

  6、不同载体的信息材料。

  7、各种形式的文件材料(指导,主题,程序,参考,管理,成果,宣传,传达文书)

  十、会议文件审核的方法:对校法,折校法,读校法。

  十一、会议文件审核的程序: 自审,初审,会审,终审。

  十二、与领导沟通会议有关事宜的意义:

  1、提高效率

  2、协调整体

  3、各自发挥作用。

  十三、与领导沟通会议有关事宜的原则:时间性,及时性,全面性原则。

  十四、与领导沟通会议有关事宜的方法:

  1、定期提交报告。

  2、由会议负责人定期口头汇报

  3、领导亲自参加。

  4、其它途径

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