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2017年秘书三级知识点第二章第四节
第二章 事务管理
第四节 办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序
(一)相关知识
1、获得设备使用权的方式
(1)购买
(2)租用
2、政府采购概述
(二) 工作程序
1、提出购买申请
2、审批，落实经费
3、招标，选择供应商
4、签订货合同
5、货物入库
6、支付货款
(三)注意事项
1、在自己职权范围内，依程序进行购置
2、按采购程序与供应方确定购货内容，总费用，交货和售后服务等，形成整套购买文件
3、仔细检查
4、如发现不对，马上联系
5、做好相关的文件与单据保管
二、采购预算方案的制定
(一)相关知识
采购预算方案的制定原则：
1、真实性2、重点性3、目标性4、经济合理性
(二)工作程序
1、确定预算的核算基数
2、进行市场调研
3、确定采购产品的种类及型号价格
4、编写预算方案
(三)注意事项
1、编制预算方案一定要进行调查研究，一定要实事求是，不虚报价格
2、不要一味的追求购买高档的办公用品或设备
3、要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的
4、事先要安排好要购置的设备所放置的位置
5、慎重选择供应商，对其各方面做全面的比较
6、要征求各方面的意见，方案要切实可行
(四)相关链接
预算的方法：
1、传统的预算方法：承袭上年度的经费，再加上一定比例的变动。
2、零基预算方法：以零为基数编制的预算。从零开始，以零为起点。
三、调配办公资源
(一)相关知识
办公资源包括各类办公设备，办公家具，车辆，会议室，日常用品，图书等
办公资源管理就是实行办公资料统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资资，提高办公资源的使用效率。
办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心
(二)工作程序
1、了解本单位所有办公资源的基本情况
2、对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理
3、对办公资源建档，记录应用情况
(1)设备的购买信息
(2)设备的保修信息
(3)设备的维护合同
(4)设备的操作指南
(5)设备的基本信息
(6)所有设备的情况列表
(7)设备的日志记录和故障登记
4、定期进行数据分析
(1)是否因管理不明而导致不必要的流失
(2)使用率如何?是否达到最大收益
(3)运行维护状态如何?是否有足够的备件
(4)是否需要保养维护，下一次维护应是什么时候
(5)资源的购置计划如何?是否超出预算
(三)注意事项
1、必须对单位所有的办公资源进行建档，明确每一项资源所在的位置，在需要的时候能够迅速找到它们
2、要注意及时更新记录，办公资源的变动情况要记录在案
3、要注意按规定清退办公用品，员工离开本单位，应退回领用的办公用品
4、办公用品的领用，更换要依照相关规定执行
5、公司的员工流动影响着办公用品的调配和使用，应随时掌握员工的信息
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