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2018秘书证(五级)考试试题及参考答案(六)

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  2018秘书证(五级)考试试题及参考答案(六)

  一、单项选择题

  1. 在对方答录机上留言,一定要留下的是( )。

  A.自己的姓名和接收者的姓名

  B.本部门主管的姓名和接收者的姓名

  C.自己的姓名和本部门主管的姓名

  D.本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名

  参考答案:C

  2.( )是办公用品中不宜大量购买的。

  A.圆珠笔

  B.磁盘

  C.打印机墨盒

  D.订书钉

  参考答案:C

  3.秘书常用的装订类办公用品有( )。

  A.收件日期戳

  B.打孔机

  C.标签纸

  D.磁盘盒

  参考答案:B

  4.如果上司外出多个地方,秘书应( )。

  A.把所有邮件都邮寄给上司

  B.把所有邮件保存,待上司回来看

  C.登记所有邮件,并用电话一一告知上司

  D.将紧急邮件立即寄给上司,非紧急邮件经编号后等待上司回来处理

  参考答案:C

  5.秘书在接听抱怨电话时,应( )。

  A.告知对方自己很忙,暗示没有时间听他说话

  B.开门见山地把问题直接引上正题

  C.拒绝对方,告知对方自己无能为力

  D.听对方把话说完,回话时语调安详、沉稳

  参考答案:D

  6.在通话过程中,如果出现线路中断的情况,( )。

  A.拨打电话一方应及时重拨

  B.接话方应主动拨打电话

  C.拨打电话一方应静等

  D.接通后接话方应表示歉意

  参考答案:A

  7.秘书在接打电话时,如果需要对方回电,要注意( )。

  A.告知对方回电话的时间

  B.告知对方自己的电话号码

  C.告知对方不要忘了回电话

  D.反复拨打对方的电话

  参考答案:B

  8.公用资料应该保存在( )。

  A.领导的柜子里

  B.他人的抽屉里

  C.公用的柜子里

  D.自己的抽屉里

  参考答案:C

  9.秘书在接听电话时,应选择( )的程序。

  A.问候→询问对方姓名→报出自己单位(部门)的名称

  B.报出自己单位(部门)名称→问候→询问有关事宜

  C.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问对方姓名

  D.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问有关事宜

  参考答案:C

  10.秘书经常使用的收件日期戳属于( )。

  A.装订用品

  B.归档用品

  C.专用易耗品

  D.笔尺类用品

  参考答案:B

  11.员工领取办公用品时,应填写《物品申请表》,并由( )签字批准。

  A.授权人

  B.上司

  C.员工本人

  D.秘书

  参考答案:A

  12.秘书坚持每天记工作日记,其主要的目的是( )。

  A.为记而记,建立流水账

  B.作为事实依据,供上司参考

  C.认真分析,继续改进,提高时效

  D.持之以恒,锻炼自己毅力

  参考答案:C

  13.许多秘书用法则列出工作的优先等级,A级表示( )。

  A.急而不重

  B.重而不急

  C.重而急

  D.不重不急

  参考答案:C

  14.秘书在安排车辆使用时,如果车辆安排发生冲突,秘书首先应( )。

  A.主动与当事各方协调

  B.上报主管

  C.自行决定归谁使用

  D.求助朋友

  参考答案:A

  15.秘书在协调会议室使用过程中,如果内部会议室使用紧张,应( )。

  A.保证先订一方的使用

  B.使参会人数多的一方满意

  C.按轻重缓急安排

  D.使主管满意

  参考答案:C

  16.与客户进行电话交流时,( )是不应该的。

  A.言辞得体

  B.态度和蔼

  C.高声阔语

  D.及时回应

  参考答案:C

  17.感谢信标题的写法有()。

  A.用文种名称

  B.受文对象和文种名称结合而成

  C.公文式标题

  D.发文者和文种名称结合而成

  参考答案:ABC

  参考解析:感谢信标题的写法比较灵活,前面三种写法都可以自由选择,但第四种写法却没有可能。

  二、案例分析题

  背景说明:你是赛迪宝公司行政秘书吴燕,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

  1.为了加强公司内部信息沟通,请你将下列内容写出,明天交给我。

  (1)处理电话留言的原则是什么?

  (2)设计一份来电记录表样式。

  参考答案:

  处理电话留言的一般原则:

  (1)简洁:要抓住要点,让收受人一看就明白。

  (2)完整:要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。

  (3)准确:对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确,及时送达留言。

  来电记录表样式:


来电/来电方记录单 □紧急程度


接受人姓名:


留言人姓名:


留言人单位:


□将再来电 □请您回电 
□将来访 □已来访


留言内容: 
记录人: 日期和时间

  2.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览,研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会,现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车,请你协调一下,并将处理依据和结果向我汇报。

  参考答案:

  根据协调工作的基本原则:协调时应从组织的整体利益出发,先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情,通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览,一是路途远,二是有展品,三是人数多,因此,应安排11座的小面包车给市场部;若小客车能容纳8人,则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会,若不能,则可请示上司,是否可请何先生等人自行乘车,然后报销有关费用或租车前往。

  3.为了进一步杜绝浪费,请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。

  参考答案:

  节约使用办公用品的措施如下:

  (1)复印机:复印前由主管人员签字批准。

  (2)传真机:指定人员使用传真机,做好登记并保留所有发送记录。

  (3)计算机、打印机、因特网:昂贵的设备要限制使用;彩色要集中管理并由各部门独立核算成本;严格监督因特网的使用。

  (4)电话、移动电话:减少打私人电话;控制国内外长途电话的使用;定期检查并核对电话账单以控制开销。

  4.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训,请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。

  参考答案:

  业务培训的办公用品的发放要考虑:

  (1)指定专人发放。

  (2)按单位的有关制度规定发放时间。

  (3)领取人填写物品申请表,并由授权人签字批准。

  (4)物品申请表包括下列细节:申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。

  (5)清点核实发放办公用品。

  (6)提醒使用部门和人员节约使用办公用品。

  (7)紧急需要物品时必须有相应的程序处理。

  5.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训,请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。

  参考答案:

  上司不在时邮件的处理:

  (1)按收文程序处理所有文件。

  (2)按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。

  (3)若上司吩咐不接收文件,可先把需要上司亲自处理的文件保存下来,并通知发件人得到回复的时间。

  6.由于公司业务范围不断扩大,文件收发工作宜由专人负责,请你写出收发文件的程序和要求,明天交给我。

  参考答案:

  收文工作的程序有:签收,拆封,登记,分类。

  (1)签收:对件数进行清点、核对;检查文件外包装是否完好无损,检查封套上的文字是否都应是本部门收的;最后是签收,并注明日期。

  (2)拆封:将信套订在文件后;再次检查文件内容是否本机关收。

  (3)登记:按收文登记簿中所列内容逐项登记;在收进的文件首页贴上“来文处理单”。

  (4)分类:将信件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类,分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内。

  发文工作的程序有:

  (1)对发件进行查对,不要装错信封。

  (2)检查附件是否齐全。

  (3)邮件分类。

  (4)按邮件的类型分别填上密级、急件、特快等标记。

  (5)签名。

  (6)登记。

  (7)按时发送。

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